Alt du trenger å vite for å komme skikkelig i gang med Notion

Notion er et verktøy mange flere bør vite om, fordi det er et ekstremt fleksibelt verktøy som lar deg sette ting opp på akkurat den måten som passer for deg.

Notion blir ofte omtalt som et «notatverktøy», men det gir omtrent like mye mening som å beskrive Excel som et «tabellverktøy». Dette verktøyet kan nemlig gjøre så mye mer! Du kan bruke det til alt fra automatiske møtereferater, til oppgave- og prosjekt-tracking, samt til å lage egne CRM-løsninger, kunnskapsdatabaser og mye mer.

En av styrkene til Notion er at det lar deg opprette relasjoner på tvers av alt du bygger der. Dette gjør at alle de tingene som bør henge sammen faktisk gjør det «by default», istedenfor at du må lage integrasjoner for å få ulike verktøy til å dele informasjon med hverandre.

I tillegg har verktøyet en innebygd AI-løsning (Notion AI) som du kan bruke for å søke i innholdet, gjøre endringer, opprette automasjoner, skills, eller bygge enkle agenter. Og sist, men ikke minst, andre AI-er snakker også med Notion på en svært god måte.

Målet med denne artikkelen er å gi deg det du trenger å vite om Notion og unngå de klassiske fallgruvene mange gjør når de først tar i bruk dette fantastiske verktøyet.

En viktig forventningsforklaring

Før du begynner med Notion bør du være klar over dette: fleksibiliteten er både superkraften og utfordringen. Ja, du kan bygge kule oversikter og «systemer», men kun hvis du skjønner byggeklossene og logikken i Notion. Hvis du åpner verktøyet uten å forstå dette, er det lett å bli overveldet.

Dette var akkurat sånn mitt første møte med Notion endte opp, for over tre år siden. Jeg åpnet verktøyet, følte meg forvirret og irritert av det minimalistiske grensesnittet uten noen tydelige «veiskilt». Jeg bygget en enkel to-do-liste, men forsto ikke helt verdien, og ga opp.

I dag bruker jeg Notion aktivt hver eneste dag, og det er et av hovedverktøyene for mye av det daglige arbeidet og innholdet i selskapet vårt.

Etter å ha lest denne artikkelen vil du vite hva Notion er laget for, hvorfor det fungerer slik det gjør, og hvordan du kommer i gang på best mulig måte.

Hvem passer Notion for?

Hvis du ofte blir frustrert over at ting i et system ikke «snakker sammen» selv om de åpenbart burde, vil du sannsynligvis elske Notion.

Verktøyet kan være spesielt nyttig for:

• Små bedrifter som ikke har tid eller budsjett til å lage integrasjoner på tvers av ulike verktøy

• Organisasjoner som ikke har behov for å vedlikeholde komplekse plattformer som Microsoft 365

• Alle andre som liker å sette ting i system, og drømmer om et fleksibelt verktøy som lar dem organisere og koble informasjon akkurat som de vil.

Det enkle prinsippet du må forstå før du starter

Jeg tror det beste utgangspunktet for å sette i gang med Notion er dette: glem alt du vet om filer og mapper.

I Notion starter alt du bygger med bare en side (page). Dette er den enkleste byggeklossen som alt du bygger starter fra. Hva betyr det i praksis? Enkelt: uansett hva du vil bygge: et møtereferat, en oppgaveliste, en prosjektplan, et CRM-system, må du alltid opprette en side først.

Hvordan er Notion strukturert?

Her er de 3 begrepene i Notion som du bør forstå før du starter.

Workspaces (arbeidsområder)

Dette er ditt virtuelle Notion-hjem. Bruker du Notion som privatperson, har du én personlig workspace. Bruker du Notion som bedrift, trenger dere mest sannsynlig bare en felles workspace for hele bedriften (for små selskap). Det er også mulig å ha flere workspaces for ulike team, men da blir opplevelsen mer fragmentert, og det kan virke mot sin hensikt hvis målet var å få ting til å snakke sammen.

Enkeltpersoner i team kan også opprette sine egne personlige sider og innhold i Notion, som bare er synlig for dem selv, ikke hele teamet.

Sider

Som nevnt tidligere starter alt du bygger i Notion som en side. Det er den universelle byggeklossen i Notion. En side kan for eksempel inneholde tekst, bilder, filer, sjekklister, lenker, eller en eller flere databaser. Notion bruker ikke mapper, så hvis du vil samle flere elementer på ett sted lager du bare en side, og legger til flere (under)sider på den eksisterende siden.